Comment manager des équipes en télétravail ?
Le télétravail est à la mode, certains adorent, d'autres détestent. Dans tous les cas, il reste un défi pour les managers. En effet, le management d'équipes en télétravail peut vite devenir un casse-tête. Je vous livre dans cette publication un guide complet pour ne pas perdre le Nord.
Tous les managers que je croise me le disent : ils se sentent dépassés par le management à distance.
Et pour être honnête, je ne peux pas dire que je ne comprenne pas.
Diriger une équipe en télétravail bouleverse toutes les pratiques traditionnelles du management vues jusqu'ici. Le passage au télétravail généralisé (et parfois forcé) a transformé radicalement la façon d'aborder l'encadrement par les managers.
Ne nous cachons pas derrière notre petit doigt, le management à distance exige une approche totalement spécifique.
Vous trouverez dans ce guide les étapes qu'il me semble essentiel de respecter pour faire de votre management à distance une véritable opportunité de cadrage général.
PARTIE 1. Préparez la transition vers le télétravail
Dans cette partie, deux grandes nécessités amont : vérification de la maturité des équipes vis-à-vis du numérique et définition du cadre de fonctionnement.
1. Maturité de l'équipe vis-à-vis du "digital"
Ne tournons pas autour du pot. Oui, nous sommes en 2025 au moment où j'écris ces lignes et le digital est partout dans nos vies mais nous ne sommes pas tous égaux à son égard. Non seulement car certains ne se reconnaissent pas dans le "tout digital" lorsque d'autres ne sont tout simplement pas formés (non, scroller sur Instagram ne fait pas de vous un pro du numérique). L'évaluation de la maturité digitale de vos équipes est donc une priorité.
Voici quelques points que vous pourriez vérifier :
- Le niveau d'équipement personnel (autant digital que purement organisationnel). Alors évidemment, vous ne pourrez pas aller trop loin dans le questionnement car certaines questions pourraient vite devenir illégales. L'idée n'étant pas de "fliquer" mais de vous assurer que vos collaborateurs sont dans de bonnes dispositions.
- La qualité du matériel informatique : tâchez de retirer tous les obstacles qui pourraient ralentir et/ou rendre pénible le travail de vos collaborateurs (cela vaut également lorsqu'ils sont au bureau)
- La maîtrise des outils collaboratifs (Slack et autres Teams, Zoom)
- La qualité de la connexion internet : je l'ai volontairement exclue du sujet sur la qualité du matériel informatique car la connexion Internet, à elle seule constitue un sujet. Une mauvaise connexion détériore directement la qualité des entretiens qu'ils soient d'ailleurs auprès de clients internes que de clients externes.
2. Définition du cadre et les règles de fonctionnement
L'un des principaux problèmes du télétravail est à mon sens l'impact de l'environnement sur la psychologie de l'individu. Le cerveau, inconsciemment, comprend qu'il est à "la maison".
Pour des personnes n'ayant jamais travaillé seules (par exemple en tant qu'entrepreneur ou freelance), le fait de se retrouver au domicile, avec du travail à faire, peut-être déroutant psychologiquement. L'organisation du temps peut se mettre à inclure des tâches plus personnelles ou encore, décaler l'heure du déjeuner pour organiser au mieux la journée. En soi, ce n'est pas un problème, sauf si le contrôle sur cette organisation hybride est perdu.
Managers, voici les éléments sur lesquels vous ne devez surtout pas manquer de précision :
- Les horaires de disponibilité
Evidemment, si vos subordonnés sont au forfait jour, vous devrez vous rabattre sur les objectifs (j'en parle plus bas). Toutefois, votre charte de télétravail, sans qu'elle soit contraignante, pourrait prévoir une demande de disponibilité (notamment pour des points visios ou réunion, entre 10h et 16h par exemple)
- Les modalités de communication
L'un des chaos en télétravail est la multiplication des canaux de communication et leur non structuration. Ici vous pouvez imaginer un système dans lequel l'éventail des canaux est restreint et/ou ces derniers sont à utiliser selon les typologies de sujets.
- Le suivi de la performance
Là, on touche un point crucial de votre organisation fondamentale en tant que manager : la qualité du suivi de vos équipes. C'est une question de rythme et de structuration, notamment des temps d'échange, qui vous permettront de maintenir le contact avec vos équipes tout en gardant le cap fixé en amont. C'est un équilibre délicat à trouver, surtout si vous n'avez pas cette habitude de faire des points de suivi avec vos équipes lorsqu'elles sont physiquement présentes. N'oubliez pas de bien communiquer pour expliquer votre démarche et son fondement.
- Les processus de collaboration
J'ai une conviction forte : l'organigramme dans une entreprise, si la qualité de sa structuration est au rendez-vous, représente un outil dont la valeur n'est pas pas toujours bien comprise ni bien utilisée. En effet, il est à coupler avec ce que l'on appelle la chaîne de valeur d'une entreprise (Porter, 1985). Si vous comprenez les périmètres de travail de vos équipes et la manière dont la valeur se crée dans votre organisation alors, les processus couleront d'eux-mêmes ! Les processus de collaboration ne sont ni plus ni moins que la manière structurée dont l'information et la valeur vont circuler dans une organisation.
- Les temps d'échanges collectifs
Soyons clairs, l'un des risques du télétravail est la multiplication des temps de communications asynchrones ce que, par définition, il autorise. Si votre équipe est en télétravail total, alors un calendrier, que je recommande hebdomadaire devra être imaginé pour des rencontres collectives. Evidemment, ceci sera à paramétrer selon la taille de ces dernières. Se connecter à une visio juste pour le fait de se connecter n'a aucun intérêt. Définissez donc systématiquement un sujet, quand bien-même celui-ci serait purement informel.
3. S'assurer de la bonne infrastructure technique
Je ne développerai pas cette partie n'ayant aucune légitimité et n'étant pas un expert de ce sujet. Je vous invite simplement à lire, comme point de départ, ces 3 pages rédigées par la CNIL :
- les conseils de la CNIL pour mettre en place du télétravail.
- les bonnes pratiques de télétravail lorsque l'on est salarié
- le BYOD (Bring Your Own Device)
Un dernier point essentiel avant de clôturer cette partie. En premier point je parlais de la maturité numérique des équipes, mais n'oubliez pas non plus d'évaluer la maturité générale des membres de votre équipe. Si ce n'est pas déjà fait, je vous invite à lire mon article sur le leadership situationnel.
PARTIE 2. Manager le télétravail
Dans cette partie je vais faire simple et efficace. Je ne vous parlerai que de 3 choses :
- les objectifs,
- la communication,
- la gestion la documentation et du partage d'information.
1. Objectifs. Indicateurs de performance. Suivi.
La fixation et le suivi des objectifs n'est pas l'apanage du télétravail. Je dirai simplement que ce dernier est un révélateur de la qualité de votre relation aux objectifs.
Aussi, avant de faire un bref rappel sur ma philosophie, je vous invite à lire cet article dans lequel je détaille tout ce que je sais autour sur la notion d'objectifs.
Pour ceux qui n'auraient pas lu, ou ne souhaiteraient pas lire, l'article que je vous recommande, l'idée est simple : SMART ou OKR, peu importe mais vous devez définir avec précision ce que vous voulez obtenir comme résultat.
Rappel s'il en était besoin, managers et équipes travaillent pour l'atteinte d'objectifs découlant de l'ambition et de la vision de la Direction. N'y voyez donc aucune insulte ici, si vous en avez soupé plus que de raison, mais voici pour mémoire ce que S.M.A.R.T signifie :
- Spécifiques : définissez précisément les livrables attendus vis-à-vis des objectifs
- Mesurables : établissez des critères de suivis quantifiables
- Atteignables : fixez des objectifs réputés atteignables d'une manière générale
- Réalistes : en lien avec le point précédent, ces objectifs doivent être alignés avec les ressources disponibles
- Temporels : définissez des échéances précises (date et heure)
Comme je l'explique à chaque fois que j'en ai la possibilité, des objectifs dignes de ce nom ne viennent jamais sans indicateurs clés de performances ou KPI (vraiment, lisez cet article sur les objectifs).
Pensez également à suivre la manière dont ces objectifs sont atteints, c'est-à-dire qu'il n'est pas malvenu de mettre les processus sous critères de performances également. Certains les appelleront des objectifs intermédiaires ou des sous-objectifs et, à dire vrai, cela n'a pas grande importance. La seule chose qui compte est que vous soyez en mesure de savoir si, au cours du chemin, la route empruntée est la bonne ou non. Pour exemple, considérez si le respect des délais ou le niveau de qualité attendus (qu'il faudra là encore définir avec précision et critères) sont aux rendez-vous.
Bien entendu, tout ce que je vous dis ici est ajustable selon votre industrie, la taille de vos équipes ou encore votre culture interne.
Managers, oui la mécanique de suivi que vous établirez est nécessaire dans votre démarche de poursuite d'objectifs mais elle est aussi un excellent outil de maintien de lien. Je ne vais pas vous écrire une grande littérature ici, voici quelques idées pour vous organiser :
- point quotidien de 30 à 40 minutes, si la taille de votre équipe le permet. L'objectif : scanner rapidement l'avancée des projets et les grains de sables dans la machine.
- point hebdomadaire 1h max, pour suivi et échange collectif. N'hésitez pas à découper par thématique ou équipe pour ne convier que les personnes concernées. Ceci n'est pas applicable si vous souhaitez vous servir de ce temps pour communiquer à l'ensemble des équipes.
- point mensuel 1h max. Ici, le temps n'est pas à l'échange mais à l'établissement d'une photo générale de l'état d'avancement des objectifs.
- Idéalement, tenez un tableau de bord partagé, consultable en temps réel
Olivier KAMEL
2. La communication, pierre angulaire du télétravail
J'en parlais en première partie, le télétravail donne parfois dans la cacophonie tant les canaux de communication sont divers et variés. Mais seriez-vous surpris si je vous disais que ce n'est pas forcément la multiplication des canaux le problème majeur ?
- Que devons-nous nous dire ?
- Qui est le représentant de telles ou telles informations ?
N'oubliez jamais que les outils viennent se greffer sur des processus. L'inverse ne fonctionne que très rarement. Oui, il y a de nombreux outils géniaux, et non vous n'en avez pas nécessairement besoin.
L'idéal serait d'avoir un ERP intégrant un module de gestion de projet (style Asana, Trello et autres Monday) et une messagerie instantanée (style Slack). Le reste pourrait se faire par email. Si la taille de votre équipe ne justifie pas une telle solution ou si vous ne souhaitez pas mettre d'argent dans ce type de systèmes, voici le standard que vous pourriez suivre pour votre communication :
- l'email pour les communications externes et internes plus formelles (compte rendu de projet par exemple),
- un outil de visioconférence pour les communications verbales et autres réunions d'équipe et entretiens individuels,
- une messagerie instantanée pour les échanges rapides
Attention également à la manière dont vous gérez les urgences. Je déconseille de passer par les messageries instantanées tant ce que j'ai pu expérimenter à ce sujet relève du bruit multi-vecteurs.
Un bon vieux coup de fil fonctionne très bien. Bien entendu, si la personne décroche. Si ce n'est pas le cas et que vous avez besoin de vous protéger, envoyez un email.
3. La gestion la documentation et du partage d'information
En télétravail, les collaborateurs se retrouvent parfois seuls face à leur problème et ceci peut vite devenir une source d'anxiété. Aussi donnez le maximum de cadre dans la gestion et le partage d'information. Voici quelques idées simples :
- Créez des processus détaillés pour les tâches courantes
"Ah mince, je ne savais pas à qui l'envoyer donc dans le doute j'ai mis tout le monde en copie", sérieusement, qui n'a jamais entendu cette phrase ? Vous pourriez penser que c'est anodin mais c'est comme ça que le désordre organisationnel se crée. Non, vous n'allez pas alourdir, vous allez libérer les esprits. Les tâches doivent être accomplies, autant favoriser la standardisation intelligente lorsque c'est possible ! De grâce, ne vous laissez pas enfumer par une utilisation déraisonnée du mot "agile".
- Soyez à l'aise avec le concept de sources uniques de vérité (SSoT)
Le SSoT pour Single Source of Truth (unique source de vérité) ou encore SPoT pour Single Point of Truth (unique point de vérité) est un concept relevant des Systèmes d'Informations et que de nombreuses fonctions de l'entreprise utilisent, notamment la Logistique.
Ici, l'idée est de permettre le regroupement et la mise en place d'une mécanique de stockage et de partage de l'information. Le but étant d'éviter les doublons voire les informations contradictoires à cause d'une mise à jour non opérée sur l'ensemble des occurrences existant dans les systèmes. Dans les faits et ramenés au télétravail, cela revient pour vous, Managers, au fait de désigner un outil clé (et pourquoi pas une personne) référent sur une thématique désignée.
- Standardisez le stockage et la dénomination des documents
L'idée ici est de faire en sorte, qu'en tous temps en tous lieux, les opérateurs sur un système d'information (vos collaborateurs) puissent trouver ce dont ils ont besoin et permettre à leurs équipiers d'en faire autant. Le fait de nommer les documents suivant une règle précise, en facilite le classement et la lecture. Je ne développe pas davantage.
Partie BONUS. Maintenez l'engagement de vos équipes et prévenez l'isolement.
Ici, je ne vais pas vous parler de célébration de succès ou de systèmes de récompenses, tout ceci est utile évidemment, mais je choisis une approche plus simpl(iste)e : prévoyez des défouloirs.
Oui, vous avez bien lu des défouloirs.
Que ce soit un canal dans la messagerie instantanée, que vous garantissez sans surveillance, que ce soit des réunions visios informelles juste pour "papoter", peu importe, l'idée ici est de leur "lâcher la grappe". Laissez se défouler, sortir le côté enfant, dire tout et surtout n'importe quoi.
Concernant votre participation à ce type de réunion, je n'ai pas d'avis tranché. Tout dépendra de la relation établie avec votre équipe... et de votre niveau d'éthique sur ce que vous ferez de ce que vous aurez entendu dans ces moments...
Bien entendu, je parle ici surtout pour des équipes qui se trouveraient en 100 % télétravail. Pour les équipes hybrides, pour le coup le présentiel est absolument désigné.
Autre idée que je vous soumets : laissez une salle virtuelle tourner toute la journée. Comme une cafétéria d'entreprise à laquelle les collaborateurs pourraient se connecter pour prendre leur café et retrouver ceux qui y seraient déjà.
Concernant l'isolement professionnel, c'est l'un des risques majeurs du télétravail et un des gros défis du management à distance. D'expérience, le mentorat virtuel fonctionne plutôt bien et permet de créer une relation de confiance entre deux individus. C'est d'ailleurs un excellent moyen, lorsque la pyramide des âges de votre entreprise s'y prête, d'établir des ponts intergénérationnels.
Vos points individuels sont également de très bons moments pour aborder ce sujet. Enfin, soyez également attentifs aux signaux faibles que vos subordonnés vous enverraient :
- baisse de présence aux visios
- diminution des interactions spontanées dans la messagerie,
- retards dans les délais
- téléphone sur messagerie
Dernière pensée que je vous partage, peut-être contre-intuitive : l'autonomisation de vos collaborateurs peut s'avérer être un rempart à l'isolement. Le sentiment d'isolement peut s'effacer lorsque le subordonné se sent autonome et équipé pour cela. C'est aussi simple qu'apprendre à gérer ses priorités, organiser son espace de travail ou encore mettre en place des mécaniques de communication proactive.
Tous mes vœux de succès.
Olivier KAMEL
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