Réussir sa délégation
Souvent l'un des premiers mots que l'on entend dans la bouche des managers : la délégation. Mais qu'est-ce qu'une délégation réussie ? Comment bien déléguer quand on est manager ?
La délégation est un outil multiple, puissant et à ne pas mettre dans toutes les mains.
Non seulement permet-elle de libérer le manager de certaines attributions parfois trop opérationnelles, mais elle est un excellent révélateur de talent(s) voire un outil de formation de subordonnés à potentiel.
Etant entendu que de nombreux managers débarquent en position de cadre sans formation, la délégation souffre du même manque et son emploi est sous optimal parfois bancal voire dangereux.
J'ai pour ambition, comme je l'avais fait pour l'article intitulé "Le Manager." de faire de cette publication un véritable guide, qui vous servira à maîtriser les subtilités de la délégation.
Au programme : définition, avantages, limites, risques, et bonnes pratiques.
Délégation : mais de quoi parle-t-on ?
Du latin "delegare", qui signifie "confier" elle implique d’accorder à quelqu’un le pouvoir d’agir en votre nom ou de prendre en charge une partie de vos responsabilités tout en pouvant user du pouvoir relatif à cette charge et aux responsabilités jointes. Dans le contexte du management, la délégation consiste donc à confier à un collaborateur la réalisation d’une mission ou d’un projet qui relève habituellement de votre responsabilité de manager.
Non, la délégation n'est pas le simple fait de confier des tâches, c'est un transfert temporaire des responsabilités et du pouvoir du manager sur un subordonné. En effet, la répartition des missions incombe au manager, la répartition des tâches peut incomber au chef de projet, le cas échéant.
La délégation quant à elle, implique que la mission confiée soit l'une de celle attendue du manager lui-même. Enfin la délégation ne se fait pas avec n'importe quel profil mais plutôt des M3 ou M4, au sens de la matrice du management situationnel d'Hersey et Blanchard.
Avantages et impact de la délégation sur l’Équipe et sur le Manager
Sur la base d'individus prêts à la recevoir, la délégation est certainement l'un des outils les plus puissants pour dégager du temps en tant que manager tout en proposant une expérience transformatrice la dynamique de l’équipe et élever son niveau de performance.
Pas de longs discours pour cette partie, voici les principaux avantages que j'attribue à la délégation :
- Développement des Compétences : déléguer c'est offrir au collaborateur désigné l’opportunité de développer de nouvelles compétences et de sortir de sa fameuse "zone de confort". Cette montée en compétence contribue à la polyvalence de l’équipe et réduit les risques de dépendance à une seule personne pour certaines tâches clés.
- Augmentation de la motivation et de l'engagement : même si je considère que le manager n'a pas pour rôle central de motiver ses troupes, il est clair que la délégation permet aux collaborateurs de sentir la confiance qui leur est conférée et, mécaniquement de se sentir valorisés.
- Libération du temps pour le manager : peut-être le point central pour le manager, très souvent inavoué d'ailleurs, car très peu politiquement correct. En déléguant au bon moment (en cas de surcharge ou en cas d'incapacité technique à réaliser ce qui lui a été confié) le manager libère un temps précieux pour se concentrer sur des activités managériales à plus fort effet de levier. Ici servez-vous dans l'acronyme P.O.C.C.C.
- Création d'une culture de la confiance et de l’autonomie : déléguer c'est faire (un minimum) confiance et valoriser l'autonomie. Plus le manager a recours à la délégation dans le respect des codes de cette dernière plus il sera en capacité de créer une atmosphère de confiance et d'autonomie. L'idée ici étant de permettre aux individus de continuer à entretenir des comportements hautement responsables et autonomes, quand bien même ils ne seraient pas dans le cadre d'une délégation.
- Préparation de l'avenir : ce critère est particulier et, pour être honnête, tout va dépendre de l'éthique personnelle du manager. Soit ce dernier considère qu'il est de son devoir de "développer" et "faire monter" les membres de son équipe soit, au contraire il a peur que l'un de ses subordonnés ne prenne sa place...Si je conserve une approche vertueuse, en permettant aux collaborateurs d'accéder à la délégation vous préparez votre équipe à faire face aux absences, départs ou autres évolutions de poste voire de marché.
Olivier KAMEL
Limites et risques de la délégation
Pour être honnête, je ne vois pas particulièrement de "limites" à la délégation, mais plutôt des risques. Voyons les points d'attention sur lesquels vous devrez vous arrêter lorsque vous souhaitez déléguer, sans que la délégation ne se retourne contre le manager ou l’équipe :
- La surdélégation : on prend vite goût à la délégation, mais voilà à déléguer de manière excessive le risque de perte de contrôle est double. Non seulement pour le manager qui pourrait mettre à mal sa légitimité informelle en déversant une trop grande partie de sa charge sur un collaborateur, mais aussi pour le collaborateur qui serait systématiquement dévoyé de ses attributions premières.
- Le choix inadapté des collaborateurs : je ne reviens pas sur ce que j'écrivais plus haut sur la maturité nécessaire des collaborateurs, j'ajoute simplement que la délégation nécessite également d'identifier la compétence clé (qui n'est pas toujours technique) pour pouvoir confier la dite délégation. Enfin, pensez aussi à poser la question au concerné, vous savez, une question toute simple, du style : "tu serais partant pour que je te confie une mission de délégation ?" Bien entendu, votre collaborateur doit être en sécurité psychologique suffisante pour vous répondre, éventuellement...non
- Absence de suivi et de support : une délégation ne revient pas à confier une charge à un collaborateur et lui donner rendez-vous dans 6 mois pour voir s'il est toujours vivant. En tant que manager, il convient d'intégrer que la délégation est une chose particulière inscrite dans plusieurs registres et nécessitant un soutien, en termes d'outils, de compétences, parfois psychologique et, bien entendu, sous le couvert du sponsor, que vous allez fournir à votre collaborateur en interne.
- Le Syndrome du "Micro-management" : Certains managers ont du mal à lâcher prise et suivent chaque détail de l’exécution, ce qui sape la confiance et bride l’autonomie. Une délégation efficace nécessite une confiance réelle dans la capacité du collaborateur à mener la mission.
- Responsabilité finale du manager : je vais vous l'écrire en gras, le collaborateur auquel vous avez délégué l'une de vos missions n'est responsable que devant vous. La délégation n'est pas un transfert de responsabilité finale. Ce qui signifie que vous, manager, restez responsable devant vos propres supérieurs. L'une des pires (si ce n'est la pire) phrase que vous pourriez prononcer lors de votre entretien annuel d'évaluation face à votre N+1 serait : "Ouais je sais que c'est pas au niveau, c'est X qui s'en est occupé, je lui ai déjà fait la remarque". Vous restez le propriétaire du résultat final.
Bonnes pratiques pour déléguer efficacement
Maintenant que nous cernons un peu mieux la notion de délégation et son contexte, je vous propose 6 points d'attention et les questions associées qui vous permettront de préparer au mieux votre délégation :
Clarifiez le "quoi" et le "pourquoi"
Sélectionnez le bon collaborateur
Fixez des limites et des paramètres d'autonomie
Prévoyez des points de contrôle
Débriefez et évaluez les résultats
Vous l'aurez compris, déléguer n'est pas un acte anodin, mais bel et bien conscient qui vous engage, vous manager, autant que votre collaborateur.
Je m'arrête là.
Tous mes vœux de succès.
Olivier KAMEL
Que vous souhaitiez faire un point sur vos pratiques, que vous soyez face à un défi managérial, ou encore que vous souhaitiez vous lancer sur un chemin de transformation, je vous offre 30 minutes de mon temps pour en discuter avec vous.
